Změna účetní firmy: předání dat, termínů a přístupů

Nejprve určete, co chcete změnou vyřešit

Sepište tři konkrétní potíže a k nim požadovaný výsledek. Místo „špatná komunikace“ například uveďte, kdy potřebujete odpověď a kdo zastoupí hlavní kontakt. Místo „drahé účetnictví“ porovnejte, co obsahuje paušál a co se připlácí. Pokud spolupráci chcete zachovat, nabídněte dosavadní kanceláři možnost navrhnout nápravu; stanovte si vlastní termín vyhodnocení.

Změna poskytovatele nemusí znamenat změnu programu. Oddělte výběr účetní kanceláře od technického přesunu dat. Jestli současně přecházíte na jiný software, využijte také postup pro migraci z POHODY do cloudu. Při hodnocení nástupce pomůže výběr účetní firmy.

Poptávejte cenu běžné práce a cenu převzetí zvlášť

Dvěma či třem vybraným kancelářím pošlete stejné zadání. Popište typ evidence, používaný program, počet zpracovávaných dokladů a případné mzdy, sklad nebo zahraniční transakce. Uveďte, které období je uzavřené a co už víte o chybějících podkladech. Vzor podkladů nabízí checklist pro spolupráci s účetní.

Vyžádejte si oddělené položky pro:

• pravidelné zpracování agendy a cenu práce nad sjednaný rozsah,
• vstupní kontrolu převzatých dat a konkrétní výstup této kontroly,
• import či ruční zadání počátečních stavů,
• doplnění starších dokladů a opravy minulých období,
• zpřístupnění archivu a případné licence programu.

Nabídku „převezmeme vše“ nahraďte seznamem konkrétních výstupů. Ptejte se, kdo vás upozorní na nesoulad, jak vám jej doloží a kdo rozhodne o placené opravě. Nestavte cenu na neověřeném obecném rozpětí; pro svou agendu si nechte připravit písemnou nabídku.

Dohodněte kontrolní den a předávací matici

Zvolte datum, ke kterému budou obě strany porovnávat stavy. Nemusí jít o poslední den roku; důležitá je dohoda o návaznosti a o rozpracované práci. Následující tabulku použijte jako vlastní seznam pro předání a upravte ji podle skutečně vedených agend.

Ke každé položce doplňte předávajícího, přebírajícího, termín, formát a stav. „Soubor dorazil“ odlišujte od „data lze použít“. Požádejte novou kancelář, aby na vzorku otevřela přílohy a ověřila import dříve, než původní službu definitivně ukončíte.

Přístupy rušte podle seznamu, ne jedním sdíleným heslem

Sepište účty ve fakturačním programu, účetním systému, klientském portálu a dalších službách, které jste poskytovateli zpřístupnili. U každého si poznamenejte vlastníka účtu, přidělenou roli a plánované datum změny. Samostatně zkontrolujte udělená zmocnění; úpravu přístupu do aplikace nepovažujte za náhradu jejich vypořádání.

Konkrétní příklad: Fakturoid rozlišuje role majitele, čtení, zápisu a účetní. Účetní role umožňuje exporty a zamykání dokladů; pro vytváření a úpravy je určena jiná úroveň. Jeho oficiální návod navíc rozlišuje odebrání oprávnění a odebrání placeného uživatele z fakturace. Při výměně proto zkontrolujte obě nastavení. Konkrétní postup pro účetní roli popisuje podpora výrobce.

U jiného programu ověřte odpovídající postup v jeho dokumentaci. Doporučujeme vlastní uživatelské účty a jen taková oprávnění, která nový poskytovatel pro dohodnutou práci potřebuje. Původní přístupy ukončete podle domluveného harmonogramu, včetně případného omezeného přístupu pro dokončení starší agendy.

Co písemně potvrdit před uzavřením předání

Do předávacího protokolu zapište předané složky a soubory, rozsah období, známé nedostatky a seznam nedokončených úkolů. U každého úkolu uveďte konkrétní osobu a termín. Nepodepisujte bezvýhradné potvrzení úplnosti, pokud seznam obsahuje nevyřešené rozdíly; popište je přímo v protokolu.

Dohodněte také, kdo bude uchovávat kterou část archivu, v jakém formátu ji získáte a jak si vyžádáte doplnění. Univerzální archivační dobu ani univerzální výpovědní lhůtu tento postup nestanovuje. Cena, výpověď, rozsah odpovědnosti a dořešení starších chyb patří do konkrétní dohody; nenechávejte je vyřešit pouhým datem zahájení nové spolupráce.

Po prvním zpracovaném období si společně projděte otevřené položky, chybějící doklady a potvrzení dohodnutých podání. Případné opravy evidujte, dokud obě strany nepotvrdí jejich vyřešení. Nového poskytovatele vybírejte v katalogu účetních firem podle potřebné agendy a způsobu spolupráce; samotná možnost online předávání nenahrazuje dohodnutý postup převzetí.