Co potřebuje účetní od klienta: doklady, přístupy a spolupráce

Checklist na start spolupráce

Při zahájení (nebo přechodu od jiné účetní) připravte:

1. Základní údaje o podnikání — IČO, DIČ, právní forma, předmět činnosti, plátcovství DPH a zdaňovací období.
2. Data z minulých období — poslední daňová přiznání, účetní závěrku, hlavní knihu a saldokonto, pokud přecházíte od jiné účetní. Návaznost počátečních stavů je zásadní.
3. Evidenci majetku a odpisů — dlouhodobý majetek, odpisové plány, leasingy a úvěry.
4. Personální a mzdové podklady — pracovní smlouvy a jejich dodatky, platové výměry, pokud řešíte i mzdy.
5. Přístup k datové schránce (viz níže) a podklad pro plnou moc k zastupování.
6. Přístupy k systémům — banka (export výpisů), fakturační nástroj, pokladna či e-shop.

Doporučení: o předání podkladů sepište předávací protokol se seznamem všeho, co jste dodali. Chrání vás i účetní, když se později něco hledá.

Doklady, které dodáváte průběžně

Každé účetní období (obvykle měsíc, u čtvrtletních plátců DPH čtvrtletí) předáváte:

• Vydané faktury — vše, co jste vyfakturovali.
• Přijaté faktury a účtenky — nákupy, které chcete uplatnit jako výdaj; u plátce DPH musí splňovat náležitosti daňového dokladu.
• Bankovní výpisy za celé období.
• Pokladní doklady — příjmové a výdajové.
• Podklady ke mzdám — evidenci docházky, nemocenské, změny úvazků.
• Ostatní — smlouvy s daňovým dopadem, doklady k majetku, cestovní příkazy.

Zásada: účetní zpracovává jen to, co má doloženo dokladem. „Vím, že jsem něco kupoval" bez účtenky do nákladů nepatří.

Datová schránka a plná moc (co ověřit)

Datová schránka. Od roku 2023 stát zřizuje datové schránky podnikajícím fyzickým osobám zapsaným v evidenci nebo rejstříku a právnickým osobám. Povinnost formulářového elektronického podání se vztahuje na subjekty se zpřístupněnou datovou schránkou zřízenou ze zákona; samotná dobrovolně zřízená schránka tuto povinnost nezakládá (Finanční správa, ověřeno k 26. září 2026). Účetní potřebuje buď přístup do vaší schránky (pověření), nebo si přiznání odešlete sami z podkladu, který připraví. Vyjasněte si na začátku, kdo schránku obsluhuje — nevyzvednutá zpráva se po 10 dnech považuje za doručenou.

Plná moc. Aby vás účetní nebo daňový poradce mohli zastupovat před finančním úřadem, udělujete plnou moc, kterou je nutné včas oznámit finančnímu úřadu. Pokud přiznání zpracovává daňový poradce (na základě plné moci uplatněné včas), prodlužuje se lhůta pro podání až do 1. července (za rok 2025 do 1. 7. 2026; zdroj: Finanční správa). Rozsah plné moci vždy vymezte — na co přesně a na jaké období zmocňujete.

Přístupy k bance a fakturaci

• Banka: stačí zpravidla přístup pro čtení / export výpisů, ne dispoziční práva k platbám. Ideální je automatický export do formátu, který účetní software načte.
• Fakturace: pokud vystavujete faktury v online nástroji (Fakturoid, iDoklad, Money apod.), založte účetní čtenářský přístup — doklady si stáhne sama a nemusíte je posílat ručně.
• E-shop / pokladna: u vyššího objemu se hodí přímé napojení na exporty tržeb.

Data z katalogu k 26. září 2026: z 431 účetních firem má 409 (95 %) alespoň jednu lokalitu se vzdálenou obsluhou a 393 (91 %) uvádí zpracování mezd. Konkrétní možnosti předávání dokladů si ověřte u vybrané firmy. Příklad zveřejněného ceníku a online spolupráce ukazuje profil Hanácké účetnictví.

Termíny, které je dobré hlídat

Termíny hlídá účetní, ale vy jí musíte doklady dodat s předstihem. Orientační rámec pro daň z příjmů za rok 2025 (zdroj: Finanční správa, ověřeno k červenci 2026):

• 1. dubna 2026 — papírové podání přiznání.
• 4. května 2026 — elektronické podání (povinné u zpřístupněné schránky zřízené ze zákona).
• 1. července 2026 — podání zpracované daňovým poradcem s včas uplatněnou plnou mocí.

U DPH platí měsíční nebo čtvrtletní lhůty (do 25. dne po skončení období). Praktické pravidlo: doklady za měsíc předejte účetní do několika prvních dnů následujícího měsíce, ať má prostor na zpracování před termínem DPH.

Jak spolupráci nastavit od začátku

• Domluvte kanál a formát. Sjednoťte se na jednom způsobu předávání (portál, sdílený disk, e-mail) a formátu (sken/PDF, ne fotky přes messenger).
• Nastavte pravidelnost. Fixní den v měsíci pro předání dokladů zabrání hromadění.
• Vyjasněte, co je v ceně. Zeptejte se, zda „od" cena zahrnuje mzdy, DPH přiznání a roční závěrku, nebo se účtují zvlášť — cenové modely rozebírá průvodce účetní firmy na Moravě.
• Určete jednu kontaktní osobu na obou stranách a způsob, jak řešit dotazy.

Dobře nastavená spolupráce od prvního měsíce ušetří nejvíc — účetní se neptá na chybějící doklady a vy neplatíte za dohledávání. Pokud teprve vybíráte, začněte u regionálních přehledů účetní Praha nebo účetní Brno.