Externí účetní vs. účetní software: co se kdy vyplatí

Který software přitom účetní firmy reálně používají a kolik programy stojí, ukazuje datový přehled Jaký software používají účetní firmy.

Kolik co stojí: náklady vedle sebe

Samotná cena je jen část rovnice — u softwaru platíte licenci a svůj čas, u účetní platíte službu včetně odpovědnosti. Následující srovnání vychází z veřejných ceníků softwaru (ověřeno k červenci 2026) a z reálných cen účetních firem v našem katalogu.

Ceny účetních programů se liší podle modelu. Cloudové nástroje (např. iÚčto od ~298 Kč/měs bez DPH, ABRA Flexi od ~499 Kč/měs) se platí měsíčně a aktualizují se samy. Desktopové programy (Pohoda kolem 9 000 Kč, Money S3 kolem 13 000 Kč jako jednorázová licence) k tomu mají roční servis za aktualizace. Za pět let tak i „levný" desktop vyjde na 15 000–25 000 Kč, k čemuž je nutné přičíst váš čas.

Kde je bod zlomu

Rozhodující veličina není obrat, ale objem a složitost agendy — hlavně počet dokladů měsíčně a to, zda řešíte DPH a mzdy.

• Do několika desítek dokladů měsíčně, bez zaměstnanců, neplátce DPH nebo paušální daň: software (nebo i jednoduchý fakturační nástroj) obvykle stačí. Vedete si daňovou evidenci sami a náklady držíte na stovkách korun měsíčně.
• Stovky dokladů, plátcovství DPH, první zaměstnanci: tady se začíná vyplácet externí účetní. Podle profilů v katalogu za to malá firma zaplatí řádově jednotky tisíc korun měsíčně a nemusí hlídat lhůty ani sazby.
• Podvojné účetnictví s.r.o., mzdy, DPH, případně OSS a mezinárodní obchod: samostatné vedení softwarem je rizikové. Chyba v DPH nebo pozdní přiznání může stát víc než roční odměna účetní.

Pozor na častý omyl: interní zaměstnaná účetní se pro menší firmu nevyplatí. Mzdové náklady na účetní se pohybují kolem 45 000 Kč měsíčně a začínají dávat smysl až u řádově 1 000–1 500 dokladů měsíčně. Do té doby je externí účetní levnější a bez starostí s personalistikou.

Kdy je software lepší volba

• Jste OSVČ na paušální dani nebo s daňovou evidencí a máte pár faktur měsíčně.
• Chcete mít okamžitý přehled o pohledávkách a cash flow.
• Umíte a chcete si agendu ohlídat sami a čas na to máte.

Kdy se vyplatí externí účetní

• Přibývají doklady, zaměstnanci nebo jste se stali plátcem DPH (povinně od obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok, ověřeno k červenci 2026 dle Finanční správy).
• Máte složitější agendu: e-shop s prodejem do EU, sklady, více provozoven.
• Chcete přenést riziko chyby a lhůt na odborníka a získat poradenství navíc.

Reálné cenové kotvy z katalogu: Hanácké účetnictví uvádí OSVČ od 3 000 Kč, malé firmy od 5 000 Kč a střední od 15 000 Kč měsíčně; LiberTAX má veřejný ceník s daňovou evidencí od 1 800 Kč a účetnictvím od 3 500 Kč měsíčně; FIVO účtuje OSVČ od 3 999 Kč a větší firmy od 13 999 Kč měsíčně. Přehled dalších firem podle lokality najdete v katalogu, například pro účetní v Praze nebo v Brně.

Kombinovaný model: nejčastější řešení v praxi

Nejde o volbu buď–anebo. Řada firem používá software pro každodenní fakturaci a evidenci (vystavování faktur, přehled plateb) a externí účetní pro zpracování, DPH, mzdy a přiznání. Mnoho účetních v katalogu na to má nachystanou online výměnu dokladů — z 431 firem jich 110 nabízí online předávání dokladů a 21 vlastní klientský portál, kde data z vašeho fakturačního nástroje navazují na práci účetní. Vy tak máte přehled v reálném čase a účetní na sebe bere odbornou část i odpovědnost.